Organisation & Agilität

Den Wandel Schritt für Schritt

Würden Sie Ihre Organisation heute neu entstehen lassen, sie wäre vermutlich anders aufgestellt. Und darum ist es richtig, immer wieder neu über Erneuerungschancen einer Organisation nachzudenken. Veränderung ist dabei nicht von außen, sondern von innen heraus zu gestalten - also mit Ihnen, Ihren Teams & Führungskräften. Das nimmt dem Change den Schrecken, sorgt für eine Verankerung des Neuen in der Organisationskultur und bewahrt sie vor inadäquaten Fremd-Logiken, die ohnehin dauerhaft nicht greifen werden. 

Aber Sie erhalten natürlich Geburtshilfe von uns als erfahrene Change-Begleiter:innen: Wir analysieren die in der Organisation waltenden Kräfte und Logiken, wir helfen, sie zu mobilisieren, und wir können Sie empowern, Ableitungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen, die gemäß dem Organisationszweck erfolgreich sein werden. Wandel Schritt für Schritt. 

Hier unser Angebot im Einzelnen:

Ihr*e Ansprechpartner*in

Thomas Ribeiro Ufer

Senior Manager

Kollaborationskünstler

0211/ 5136973 - 29

ufer@imap-institut.de

Die richtigen Strukturen und Fähigkeiten ausbilden, um Ihre Strategie erfolgreich zu verfolgen

Ihre Organisationsstruktur ist ein extrem mächtiges Instrument, um mit klaren Rollen und Prozessen festzulegen, wie und welche Outputs und Outcomes täglich entstehen. Sie ist gemäß des von uns verfolgten Ansatzes (siehe Reinhart Nagel (2017), OSB, Wien) allerdings nur ein Faktor des Organisationsdesigns.

Wenn das Organisationsdesign nicht mehr in die Umsetzung der Strategie einzahlt, wenn auch Führung die einzelnen Elemente nicht mehr zufriedenstellend bearbeitbar macht, dann kann ein Re-Design erforderlich werden. Unserer Erfahrung nach sind dazu immer alle sechs Faktoren gleichermaßen zu berücksichtigen. Wir gehen also wie folgt vor:

  1. Analyse der Wirkung & Logik bestehender Gestaltungselemente des Organisationsdesigns
  2. Überprüfung der mit Blick auf die Strategie möglichen Designoptionen
  3. Entwicklung des Neudesigns in allen sechs Dimensionen
  4. Zwei-Phasen Implementierung (bis zur Umstellung, ab der Umstellung) und begleitend: gezielte Entwicklung von Verankerungen des Neuen in der Organisationskultur.

Die Wirkung

  • Ein integratives ganzheitlich aufgesetztes Organisationsdesign,
  • zur erfolgreichen Umsetzung von Strategien und Strukturveränderungen,
  • mit klaren Rollen und Prozessen für effizientes und effktives Arbeiten,
  • eine Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung,
  • und insgesamt eine Steigerung der Anpassungsfähigkeit der Organisation an zukünftige Veränderungsmomente, da auch Führung auf nun abgestimmte Design-Elemente viel wirksamer aufsetzen kann.

IMAP begleitet Sie gerne gesamthaft oder bei Teilabschnitten - inklusive der vorgelagerten Reflektion und ggf. Neuentwicklung der Organisationsstrategie.

Projektbeispiele

 

Je größer die geplante strategische Veränderung, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass die bisherige Organisationskultur als nicht mehr hilfreich zur Umsetzung erlebt wird. War sie bisher der Kitt, der alles zusammengehalten hat, wird sie jetzt zum Leim, der zäh der Veränderung entgegensteht. Sie wird zur Umsetzungshürde. Darum setzen wir genau hier an.

Unser Ansatz

Um bestehende Hemmnisse der Organisationskultur transparent und unternehmensweit bearbeitbar zu machen, bedarf es eines ganzheitlichen Ansatzes mit folgenden Schritten:

  1. Erfassung des kulturellen Status-quo (beginnend z.B. mit dem Kulturbeobachtungs-Tool)
  2. Aufdeckung der durch die neue Strategie entstandenen Widersprüche und Gaps im Zusammenspiel aus Strategie, Kultur und Organisationsgestaltung
  3. Partizipative Workshops zur Entwicklung eines Kultur-Zielbildes
  4. Entwicklung des Möglichkeitsraums für Veränderung entlang dreier Foki: Organisationsdesign, Führung und Teams.

Wir verstehen unseren Auftrag gesamtheitlich. Unsere Klienten werden von einem Strategieteam, von partizipativen Moderator:innen und Führungskräfteentwickler:innen begleitet. Je nach Bedarf werden auch Coaches involviert. Insbesondere der 4. Schritt wird kein linearer sein, sondern in iterativen Schleifen, Schritt für Schritt zu entwickeln und anzupassen sein.

Die Wirkung

  • Ein klares und in der Organisation geteiltes Verständnis des Kultur-Leitbildes und seiner Wirkung auf die Strategie
  • Kulturbewusste Transformationen in der Organisation, die Sie in iterativen Schleifen allmählich anstoßen und dadurch nachhaltig verankern
  • Aufbau von Zukunftskompetenzen durch unsere Schulungen und Coachings sowie ergänzende Angebote der agilen und systemischen Organisationsentwicklung.

Mehr zu diesem Ansatz im Whitepaper:

Whitepaper  Leitbildentwicklung

 

 

 

 

Projektbeispiele

Wo stehen Sie als Organisation?

Überwiegen klare Anweisungen und kleinteilige Kontrolle, feste Zuständigkeiten und Zuständigkeitsgrenzen? Oder nutzen Mitarbeiter:innen Freiräume zur Selbstorganisation und Übernahme von Eigenverantwortung und Eigengestaltung?

Wann Agilität?

Wenn Sie agile Arbeitsmethoden erfolgreich einsetzen wollen, also von erhöhter Eigenmotivation, Flexibilität und Schnelligkeit profitieren möchten, empfehlen wir zunächst eine gründliche Analyse der Wertschöpfungsprozesse Ihrer Organisation. Längst nicht alle Prozesse lassen sich durch Agilität optimieren - Bereiche, die durch wenig komplexe, repetetive Tätigkeiten bestimmt werden, profitieren statt dessen von Standardsierung und klaren Strukturen.

Wo hingegen zu nicht-vorhersehbaren Zeitpunkten komplexe Aufgaben in noch unbekannter Form zu lösen sind, werden sich agile Arbeitsmethoden durchsetzen.

Diese unterschiedlichen Anforderungen sind im Zusammenhang mit der Unterscheidung "komplizierter vs. komplexer" Aufgaben bekannt geworden und werden im Stacey-Diagramm anschaulich dargestellt:

Wie mehr Agilität?

Ein erster Schritt in Richtung agile Transformation besteht also darin, den Bedarf in Ihrer Organisation zu ermitteln. Darauf aufbauend erarbeiten wir das Design und die Umsetzung dynamischer und flexibler Strukturen und Prozesse. Es gilt, Agilität dort einzusetzen, wo sie die größtmögliche Wirkung entfalten kann – sei es in einzelnen Teams, in einzelnen Geschäftsprozessen oder in Ihrer gesamten Organisation. Dabei verfolgen wir einen partizipativen Ansatz, der Ihre Führungskräfte und Teams mitnimmt und durch Empowerment die Entwicklung agiler, selbstorganisierter Teams ermöglicht.  

Wirkung von Agilität

  • Schnellere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und Innovationen
  • Stärkere Mitarbeiterbindung durch Empowerment und selbstorganisierte Teams
  • Effizientere und effektivere Prozesse sowie Ergebnissteigerungen durch gezielte Agilität
  • Erfolgreiche Transformation hin zu einer zukunftsfähigen Organisation.

Vor dem Projekt - der Agilitäts-Check!
Wie stark ist die agile Denkweise („agiles Mindset“) in Ihrer Organisation bereits verankert? Haben agile Prozesse bereits in den Arbeitsalltag gefunden? Mit dem kostenlosen Agilitäts-Check  können Sie herausfinden, wie stark agile Denkweisen und Prozesse bereits in Ihrer Organisation vertreten sind. Beantworten Sie hierfür folgenden Fragebogen (ca. 7 Min.) und wir schicken Ihnen Ihren Agilitätsbericht zeitnah zu.  

Projektbeispiele

Die prozessorientierte Ausrichtung Ihrer Organisation oder eine Optimierung bestehender Prozesse kann nachweislich große Steigerungen der Ergebnisse in Quantität und Qualität leisten. Nicht selten führen solche Projekte auch zu sehr wichtigen Nebeneffekten wie:

- mehr Selbstorganisation & Agilität
- größere Zufriedenheit der Mitarbeitenden
- Entwicklung der Organisationskultur als einem wichtigen Medium der Erreichung der Strategie.

Das ist zunächst ganz generell der Fall sowohl bei Organisationen des Öffentlichen Sektors wie auch in der Privatwirtschaft (siehe zur Privatwirtschaft auch das Angebot unserer Tochterunternehmens ChangePartner). Speziell bei Öffentlichen Verwaltungen, die im Fokus des Angebots von IMAP stehen, beobachten wir aber noch ganz grundlegende Herausforderungen:

Wozu Analyse und Optimierung von Prozessen in der Verwaltung?

  • Die Anforderungen der Bürger:innen nehmen zu – Dienstleistungen sollen schneller erbracht werden und reibungslos funktionieren.
  • Digitalisierung und OZG versprechen Erleichterungen – Diese können nur erreicht werden, wenn die Abläufe vorab klar analysiert und optimiert sind.
  • Personalmangel in Verwaltungen – Durch zahlreiche Stellenvakanzen muss verfügbare persönliche Arbeitskraft zielgenau und effizient eingesetzt werden.
  • Stetige Verbesserung findet selten statt – Änderungen in Prozessen werden selten systematisch eingearbeitet, mit der Folge wachsender Komplexität und Intransparenz der Prozesse. Durchschnittlich haben Prozesse einen Anteil an Blind- und Fehlleistung von 30 %.

Was leistet unsere Prozessanalyse?

  • Wir arbeiten in unseren Workshops gemeinsam mit den unmittelbar Betroffenen und stellen so die Anschlussfähigkeit der Lösungen sicher
  • Unsere Methode ist partizipativ gestaltet und leicht durchzuführen – Mitarbeitende und Führungskräfte werden zu Analyst:innen von Prozessen befähigt und entdecken selber Optimierungspotenziale
  • Unsere Prozessvisualisierung stellt wesentliche Bestandteile des Prozesses dar: Ereignisse, manuelle und digitale Tätigkeiten, Dokumente, Zuständigkeiten, Informationsweitergabe und Durchlaufzeiten
  • Unsere Prozessoptimierung (und -Reflexion) identifiziert vielseitige Potenziale zur Verbesserung: Medienbrüche, Softwarebrüche, Digitialisierungspotenziale, Zuständigkeitsunklarheiten, Informationsverlust, Zeitintensivität.

Gerne optimieren mit wir Ihnen einen Pilot-Prozess!
Sie haben noch wenig Erfahrung mit Prozessoptimierung? Dann bietet es sich an, erst mal ein kleines Pilotprojekt zu starten. Dafür setzen wir üblicherweise folgenden Prozess & Aufwand an:

  1. Auftragsklärung (2 h): Erstellung Prozess-Roadmap und Definition eines Pilot-Prozesses mit dem Auftraggeber
  2. Kick-off Workshop (2 Tage): Kick off  mit Beteiligten, Ist-Visualisierung und Sammlung von quick wins, Dokumentation
  3. Prozess-Workshop (4 h): Vorstellung des Prozesses vor weiteren beteiligten Mitarbeitenden
  4. Umsetzungs-Workshop (4 h): Workshop mit Führungskräften zur Reflexion des Prozesses und der Beschlüsse
  5. Abschlussgespräch (2h): Abschlussgespräch und Umsetzungsstart mit dem Auftraggeber

Entdecken Sie gemeinsam mit uns das Potenzial zur Prozessoptimierung in Ihrer Verwaltung – gerne bieten wir Ihnen aufbauende Leistungen an, wie z.B. Ausbildung Ihrer Mitarbeitenden zu Prozessmultiplikator:innen und -analyst:innen. Sprechen Sie uns gerne dazu an! 

Hier finden Sie mehr Informationen speziell zur Prozessoptimierung und Digitalisierung von Ausländerbehörden.


Prozessoptimierung von Ausländerbehörden

 

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