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Die prozessorientierte Ausrichtung Ihrer Organisation oder eine Optimierung bestehender Prozesse kann nachweislich große Steigerungen der Ergebnisse in Quantität und Qualität leisten. Nicht selten führen solche Projekte auch zu sehr wichtigen Nebeneffekten wie:

  • mehr Selbstorganisation & Agilität
  • größere Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Entwicklung der Organisationskultur als einem wichtigen Medium der Erreichung der Strategie.
 Christopher van den Hövel

Christopher van den Hövel

Senior Manager & Partner

vandenhoevel@imap-institut.de

+49 (0) 211 513 69 73 - 15

Projekte

Wozu Analyse und Optimierung von Prozessen in der Verwaltung?

Die Anforderungen der Bürger:innen nehmen zu

Dienstleistungen sollen schneller erbracht werden und reibungslos funktionieren.

Digitalisierung und OZG versprechen Erleichterungen

Diese können nur erreicht werden, wenn die Abläufe vorab klar analysiert und optimiert sind.

Personalmangel in Verwaltungen

Durch zahlreiche Stellenvakanzen muss verfügbare persönliche Arbeitskraft zielgenau und effizient eingesetzt werden.

Stetige Verbesserung findet selten statt 

Änderungen in Prozessen werden selten systematisch eingearbeitet, mit der Folge wachsender Komplexität und Intransparenz der Prozesse. Durchschnittlich haben Prozesse einen Anteil an Blind- und Fehlleistung von 30 %.

Was leistet unsere Prozessanalyse?

  • Wir arbeiten in unseren Workshops gemeinsam mit den unmittelbar Betroffenen und stellen so die Anschlussfähigkeit der Lösungen sicher
  • Unsere Methode ist partizipativ gestaltet und leicht durchzuführen – Mitarbeitende und Führungskräfte werden zu Analyst:innen von Prozessen befähigt und entdecken selber Optimierungspotenziale
  • Unsere Prozessvisualisierung stellt wesentliche Bestandteile des Prozesses dar: Ereignisse, manuelle und digitale Tätigkeiten, Dokumente, Zuständigkeiten, Informationsweitergabe und Durchlaufzeiten
  • Unsere Prozessoptimierung (und -Reflexion) identifiziert vielseitige Potenziale zur Verbesserung: Medienbrüche, Softwarebrüche, Digitialisierungspotenziale, Zuständigkeitsunklarheiten, Informationsverlust, Zeitintensivität.

 

Gerne optimieren mit wir Ihnen einen Pilot-Prozess!

Sie haben noch wenig Erfahrung mit Prozessoptimierung? Dann bietet es sich an, erst mal ein kleines Pilotprojekt zu starten. Dafür setzen wir üblicherweise folgenden Prozess & Aufwand an:

1. Auftragsklärung (2 h): 

2. Kick-off Workshop (2 Tage): 

3. Prozess-Workshop (4 h):

4. Umsetzungs-Workshop (4 h): 

5. Abschlussgespräch (4 h):