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Verwaltung in der digitalen Transformation

Motivierte Mitarbeitende. Pünktlich und digital erledigte Jobs. Und eine zufriedene Öffentlichkeit. Alle Prozesse sind durch Transparenz & Legitimität, aber eben auch durch Nachhaltigkeit & Effizienz bestimmt. Auf Veränderung reagieren die Teams der öffentlichen Verwaltung agil und proaktiv.


Machen wir uns auf den Weg.

 Merlin Klein

Merlin Klein

Senior Manager & Partner

klein@imap-institut.de

+49 (0) 211 513 69 73 - 13

Projekte

Der Weg

Transformationsprozesse in der Verwaltung sind komplex! Sie gelingen nicht ohne Gleichzeitigkeit von Struktur- und Kulturwandel – auch dann nicht, wenn die Pakete klein gehalten werden!

Hinter vermeintlich technischen Überschriften wie „Digitalisierung“ stehen Menschen, Strukturen und Prozesse. Und vor jedem aufgeschriebenen Prozess steht eine gelebte, kulturelle Praxis. Erst im Zusammenspiel entsteht nachhaltige Veränderung.

Unser ganzheitlicher Blick auf Innovation, Organisation und Menschen ist unser Erfolgstreiber im Fokusthema „New Verwaltung“.

Das Problem:

Die Öffentliche Verwaltung ist eine tragende Säule unserer Gesellschaft.  Jedoch: Die an sie gestellten Anforderungen haben sich in den letzten Jahrzehnten dramatisch weiterentwickelt. Ihre Organisationsstrukturen, -prozesse und –kultur haben mit dieser Entwicklung in vielen Fällen nicht Schritt gehalten.

Durch den demografischen Wandeln und den Fachkräftemangel steht die Zukunftsfähigkeit der heutigen Verwaltungsorganisation auf dem Prüfstand. Digitalisierung und Automatisierung sind sicher ein Teil der Antwort. Ohne systematische Organisationsentwicklung können sie jedoch nicht greifen.

 

Die Anforderungen an Verwaltungen steigen und werden zunehmend komplexer. 

Einerseits ist die Linienorganisation aufgefordert, die fortwährende Stabilität der Leistungserbringung im Sinne der bewährten Regeltreue sicherzustellen. 

Gleichzeitig müssen sie in der Lage sein, technologische und demografische Trends frühzeitig zu erkennen, um adäquat auf sich stetige ändernde Kund:innen- Bedürfnisse und Anforderungen reagieren zu können. 

Die leistungsstarke und zukunftsfähige Verwaltung ist daher eine komplexitätsadäquate, ambidextre und lernende Organisation, die kompetent mit Veränderungen umgeht und aktiv gestaltet. 

Flexible Strukturen und iterative Prozesse und eine diversitätsorientierte Kultur befördern proaktive Denkmuster und Arbeitsweisen. 

Interdiszplinäre und abteilungsübergreifende Teams sowie die aktive Einbindung von Bürger:innen und unterschiedlichen kulturellen und organisatorische Perspektiven befähigen die Verwaltung, den vielfältigen Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. 

Das moderne, leistungsstarke und lernfähige Gemeinwesen der Zukunft zeichnet zudem die effektive vertikale und horizontale Kooperationsfähigkeit aus. 

Bausteine des nachhaltigen Wandels:

Unsere Expertise umfasst eine Vielzahl von Leistungen, die so ineinandergreifen, dass wir einen wirkungsvollen, ganzheitlichen Ansatz gewährleisten können.

Ziel und Richtungsklarheit durch Strategieentwicklung

Eine klare Strategie ist der Kompass jeder Transformationsinitiative. Wir unterstützen öffentliche Verwaltungen dabei, diese Klarheit herzustellen und konkrete Ziele zu formulieren. Durch fundierte Analysen und partizipative Workshops ermöglichen wir einen strukturierten Prozess der Entscheidungsfindung und -absicherung. Die Einbindung relevanter Stakeholder stellt sicher, dass die Strategie durch eine breite Basis getragen wird.

Ein Grundwerkzeug ist agiles Projektmanagement

Projektmanagement schafft die notwendige Struktur, um Veränderungen effektiv zu steuern und Fortschritte wie Rückschläge messbar zu machen. Um der Komplexität und Interdependenz des Verwaltungssystems gerecht zu werden, gehen wir hier in klugen Iterationsschleifen zwischen Umsetzung und Reflexion vor.

Durch Prozessoptimierung effektiver und effizienter werden

Das Rückgrat einer leistungsfähigen Verwaltung sind effiziente Prozesse – und das gilt vor allem für Bereiche, in denen große Datenmengen und gleichförmige Prozesse sowie eine Vielzahl an Varianten ähnlicher Prozesse zu managen sind. Wir analysieren bestehende Prozesse und identifizieren Optimierungspotenziale, auch (aber nicht nur) um die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung auszuschöpfen.

Mit Organisationsentwicklung zukunftsfähige Strukturen gestalten

Das Organisationsdesign spielt eine zentrale Rolle in der Transformation. Wir analysieren bestehende Strukturen und Prozesse und richten Sie gemäß der Strategie neu aus. Organisationsstrukturelle Determinanten sind ein wichtiges Vehikel, um auch Kulturentwicklungsprozesse anzustoßen. Unsere Interventionen sorgen dafür, dass die kulturellen Veränderungen durch die neuen Strukturen unterstützt werden und umgekehrt.

Das Führungssystem empowern

Führungskräfte sind gemeinsam mit dem neuen Organisationsdesign die Treiber der Transformation. Damit sie den Wandel aktiv gestalten, bedarf es oft neuer methodischer Kompetenzen, manchmal auch neuer Soft Skills. Unsere Führungsprogramme sind darauf ausgerichtet, Führungskräfte zu befähigen, in komplexen und dynamischen Umgebungen erfolgreich zu agieren. Zur Verbesserung des Führungssystems ist aber regelmäßig auch die Qualifizierung vieler Mitarbeitenden notwendig, die mit neuen, proaktiv steuernden Rollen selbst mehr und mehr „Führungsbeiträge“ jenseits offizieller Führungspositionen liefern. Für ein wirksames Führungssystem muss das Zusammenspiel der drei Dimensionen „Organisation – Führende -Geführte“ neu eingestellt werden.

Mit Change Management Nachhaltigkeit sichern

Eine klare Strategie, agiles Projektmanagement und die Bearbeitung von Strukturen und Prozessen sind wichtig, aber ohne die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeitenden wird es mehr Rückschläge als Fortschritte geben. Wir unterstützen öffentliche Verwaltungen dabei, Veränderungsprozesse transparent zu kommunizieren und Beteiligte aktiv einzubeziehen.

Moderne Kooperationsformen durch Teamentwicklung

Teams bedeuten: mehr Manpower, ein Spread an Stärken und Perspektivenvielfalt – und darum sind sie die Universalantwort auf Komplexität und Wandel. Teamentwicklung stellt sicher, dass die Chancen moderner Teamarbeit voll ausgeschöpft werden.

IMAP als Facilitator

IMAP liefert eine Synergie aus Fachberatung und systemischer Organisationsberatung. Dabei nehmen wir folgende Rollen ein:

Moderatoren des gezielten Austauschs

Veränderungsarchitektur organisieren

Expertise-Silos verbinden

Empowern

Unsere Leistungen dazu im Überblick

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