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Digitalisierung und Prozessoptimierung von Ausländerbehörden

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01.12.2023

Politik und Bürger:innen schauen auf die Leistungsfähigkeit der Ausländerbehörden –  in Zeiten nie dagewesenen Personalmangels verschärfen sich jedoch die Herausforderungen. Zu den vielen Stolpersteinen gehören:

  • Zunahme des Aufkommens an Anfragen & Anträgen
  • Hohe Dynamik der Rechtslage
  • Hohe Komplexität aufgrund von Differenzierung zwischen Statusgruppen
  • Sprachliche & kulturelle Barrieren im Umgang mit Kund:innen
  • Unterschiedliche Antragsstrecken
  • Medienbrüche durch gestückelte Einführung der E-Akte und punktuelle Digitalisierungsschritte
  • Vielzahl von involvierten Akteuren (Arbeitsamt, Kommunales Integrationsmanagement, Einbürgerungsbehörde, Standesamt, Polizei, Flüchtlingshilfe…).
Christopher van den Hövel

Christopher van den Hövel

Senior Manager & Partner

vandenhoevel@imap-institut.de

+49 (0) 211 513 69 73 - 15

Projekte

Das Resultat: Es stauen sich viel zu viele Anträge, es gibt anhaltend viele Anfragen und Rückfragen, die zusätzlich aufhalten, die Belastung und der Frust aller Mitarbeitenden nimmt zu – am Ende führt das in die Falle noch höherer Personalfluktuation.

Jetzt den Sprung in die Digitalisierung starten!

Optimierung von Abläufen, Vernetzung von Daten und Datenquellen und die Automatisierung von Prozessen, schaffen reale Entlastung – und zwar in der Regel von genau den Tätigkeiten, die Zeit kosten, mühsam und  ungeliebt sind. Unter dem Stichwort >>Digitalisierung<< zusammengefasst werden damit drei Ziele verfolgt:

Mehr Prozesseffizienz zur Bewältigung des Workloads und Steigerung der Wirtschaftlichkeit.

Erhöhung der Zufriedenheit von Kund:innen durch gesteigerte Zugänglichkeit, verbesserte Durchlaufzeiten und höhere Transparenz.

Erhöhte Attraktivität als Arbeitgeberin durch moderne Führungs- und Arbeitsverfahren, hohe Selbstwirksamkeit und Aufbau von digitalen Kompetenzen.

Als systemisches Beratungshaus denken wir digitale Transformation und Organisationsentwicklung als einander verschränkende Prozesse. Ein ganzheitlicher Blick bedeutet auch: vom Ergebnis her denken, wie also Beschleunigung und Entlastung gleichermaßen als Gewinn eingefahren werden können. Und zwar bereits kurzfristig.

Die IMAP Leistungsbausteine zur Prozessoptimierung und Digitalisierung von Ausländerbehörden

Wir agieren als Brücke zwischen Ihnen, Ihren Kunden und IT-Entwicklern und als Facilitator:innen für prozessoptimierte, digitale und hybride Zusammenarbeit. Dabei kommen diese Maßnahmen (einzeln oder gesamthaft) zur Anwendung:

Die Wirkung systemischer Begleitung von Prozessoptimierung und Digitalisierung

Systemische Prozessbegleitung & agiles Management sind Antworten auf die bekannten Wirkungsdefizite traditioneller Fachberatung. Den Ergebnissen ganz am Ende einer langen Entwicklung stellen wir die quick wins kurzfristiger Intervention und die stetige Verprobung & Verbesserung von Lösungen zur Seite; die externen Fachperspektive bringen wir von Beginn an in den Austausch mit Ihrer Binnenperspektive; die Unvollständigkeit rein technischer Lösungen ergänzen wir durch Maßnahmen der kultursensitiven Organisationsentwicklung. Sie erwarten zurecht:

 

 

  • Eine ganzheitlich aufgesetzte digitale Transformation, in der neben effektiveren Prozess- und Strukturerneuerungen auch Kompetenzaufbau und Veränderungsfähigkeit angelegt sind.
  • Die Verankerung der digitalen Strategie in der Organisationskultur durch begleitende Qualifizierung aller betroffenen Akteure und ergänzende Angebote der agilen und systemischen Organisationsentwicklung.
  • Mehr Akzeptanz und Commitment der Mitarbeitenden, durch frühzeitiges Erwartungsmanagement und Moderation von Partizipations- und/oder Resonanzformaten.

Sie haben noch wenig Erfahrung mit Prozessoptimierung? Und vor allem: einfach keine Zeit? Dann lassen Sie uns ein Pilotprojekt starten. Das schafft Erwartungssicherheit auf dem kleinen Weg. Mehr Informationen zu Pilotprojekten finden Sie unter

>>Prozessoptimierung

Langjährige Erfahrungen  mit  der Begleitung von Ausländerbehörden

Wir sind Expert:innen für Veränderungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung. Ein wichtiger Schwerpunkt liegt dabei in der Arbeit mit Akteuren im Bereich Integration und Migration.

So haben wir bereits mit über 65 Ausländerbehörden in 10 verschiedenen Bundesländern gearbeitet. Daneben besitzen wir umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit weiteren hauptamtlichen und zivilgesellschaftlichen Akteuren der Integrationsarbeit, sowie migrantischen Organisationen und Communities. Die Karte gibt einen Überblick über die von uns betreuten Ausländerbehörden bzw. Kommunalverwaltungen und Behörden auf Landesebene.

Sie haben Fragen? Bitte sprechen Sie uns an - am besten gleich Ihren Ansprechpartner Christohpher van den Hövel.