Die Stadt Köln treibt Wandel voran – IMAP unterstützt Erneuerung!

12.05.2023

Schon seit 2015 begleitet IMAP die Stadt Köln in diversen Projekten der Strategie, Team- und Führungskräfteentwicklung. Seitdem ist viel in der Stadtverwaltung passiert, nicht zuletzt angestoßen durch eine groß angelegte Verwaltungsreform, die 2022 zu ihrem offiziellen Ende kam.

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Projekte

Die Reform wurde vor fünf Jahren ins Leben gerufen, um die Stadtverwaltung Köln zu modernisieren und fit für die Zukunft zu machen. Mehr als 200 Projekte in verschiedenen Bereichen und Dezernaten der Stadt wurden in diesem Rahmen gestartet (ein ausführliches Resümee dazu hier). Die Oberbürgermeisterin der Stadt Köln, Henriette Reker, hält die bisherigen Erfolge wie folgt fest: „Die Verwaltung der Stadt Köln ist zu einer lernenden Organisation geworden, die sich nun im Sinne kontinuierlicher Verbesserung weiterentwickelt und sich gestärkt den weiteren Herausforderungen stellt.“

Verwaltungen als „Lernende Organisationen“ beziehen Umweltfaktoren, wie politische Entwicklungen, technologische Veränderungen, soziale Trends u.v.m. in ihre Entscheidungen und Handlungen ein. Dazu benötigen sie eine Führungs- und Organisationskultur, durch welche bestehende Strukturen und Prozesse kontinuierlich an den neuen Bedingungen aktiv ausgerichtet werden können – das ist für eine Organisation mit knapp 20.000 Mitarbeitenden kein leichtes Unterfangen!

Vom Amt für Landschaftspflege und Grünflächen über die Oper bis zur OB

Wir sind stolz, die Stadt Köln bei dieser großen Herausforderung begleitet zu haben. Dabei galt es, die große Transformation in kleinen, handhabbaren Projekten und Projektschritten bearbeitbar zu machen. Wie in diesem Blogpost geschildert, haben wir zunächst mit Start 2019 bei der Einführung und Umsetzung der „Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit“ unterstützt. Denn ein ganz wesentlicher Schlüssel zur Veränderungsfähigkeit von Organisationen ist die Führungskultur und Kultur der Zusammenarbeit.

Über 10 Dezernatsbereiche hinweg, von der Oberbürgermeisterin bis zum:zur Sachbearbeiter:in, galt es, die Führungskräfte und Mitarbeitenden für die Leitlinien zu gewinnen, sie tatsächlich greifbar zu machen und fruchtbar in die Alltagspraxis und -routinen zu übertragen. Dazu hat IMAP rund 235 Einzelprozesse & Workshops durchgeführt und vom Amt für Landschaftspflege und Grünflächen über die Oper bis zum Steueramt alle für dieses beherzte Vorhaben zu begeistern versucht. Eine lernende Organisation braucht echte Beteiligung, und zwar von Anfang an.

„Ganz im Sinne unserer Leitlinie „Wir fördern Ideen und Potentiale!“ haben wir etwa 200 unserer Kolleg:innen intern für die Moderation im Leitlinienprozess ausgebildet. Diese Moderator:innen unterstützen und begleiten erfolgreich die restlichen ca. 1.500 Teams der Stadtverwaltung in ihren Leitlinienprozessen“

sagt Sandra Fuchs von der Personalentwicklung der Stadt Köln.

Verstetigung guter Ansätze

Der einmal angestoßene Erneuerungsprozess wird nun verstetig und damit institutionalisiert. Das abgeschlossene Projekt für die Stadt Köln sieht daher vor, die „Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit“ in einen Regelprozess zu überführen. Dazu werden fortan alle Beschäftigte der Stadtverwaltung an Befragungen zur Führungskultur und Zusammenarbeitspraxis teilnehmen und sodann in von IMAP und den Mitarbeitenden der Stadt Köln moderierten Workshops in den Austausch untereinander und mit den Führungskräften treten.

„Mitarbeitende erleben auf diese Weise die Relevanz Ihrer Beiträge und erfahren die Nachhaltigkeit des kooperativen Mitwirkens. Und die Führungskräfte werden nicht nur punktuell, sondern kontinuierlich darin bestärkt, Ihre Rolle zu reflektieren und immer wieder neu an den Leitlinien auszutarieren“, so Sara Kaufmann, die leitende Beraterin des Projekts bei IMAP.

Daria Wirz von der Personalentwicklung ergänzt: „Der Qualität der Zusammenarbeit im Team wird eine zentrale Rolle im Leitlinienprozess zugesprochen. Wir nehmen uns bewusst Zeit, um nicht mehr nur zwischen Tür und Angel über unsere Wünsche zu sprechen, sondern leben die Leitlinie ‚Wir erkennen eine gute Zusammenarbeit als wichtigen Erfolgsfaktor‘ an!“

Die so gewonnenen Verbesserungsmaßnahmen sind ein wichtiger Schritt, die Verwaltung auch künftig lern- und anpassungsfähig auszurichten und eine Kultur zu implementieren, in der genau diese Leistung selbstverständlich wird. Wir gratulieren der Stadt Köln herzlich für die bisher erreichten Ziele und freuen uns, gemeinsam die nun anstehenden Aufgaben anzugehen!