In times of digitalization, automation, and AI, coupled with skilled labor shortages and demographic changes, efficiency and future-readiness are more crucial than ever — especially in the public sector, where cost structures and resource use are regularly under public scrutiny. Precise personnel decisions are essential to maintain performance in this complex environment. IMAP supports you in accurately assessing staffing needs, planning strategically, and implementing effectively — enabling a public administration that not only meets today’s demands but also confidently tackles the challenges of the future.
Senior Consultant
gasteiger@imap-institut.de
+49 (0) 211 513 69 73 0
Projects
Addressing the complexity of workforce planning.
For us, it is important not to treat workforce planning merely as a quantitative tool for balancing current and future resource availability. Sound workforce planning also covers the following questions:
- How many resources do we need? (quantitative dimension)
- What kind of resources (skills and competencies) do we need? (qualitative dimension)
- When do we need these resources? (temporal dimension)
- Where do we need these resources? (geographical dimension)
At the core of our calculations are the needs of both employees and leaders. We see workforce planning as a tool to improve working conditions and to create long-term, sustainable employment structures. IMAP evaluates scenario-based options and supports clients in their decision-making process.
What possibilities does workforce planning offer?
Depending on our clients’ questions, we consider the required and desired timeframes and differentiate between three types of workforce planning:
Operational workforce planning
manages short-term staffing by ensuring the right number of employees with the appropriate qualifications are available at the right place and time.
Tactical workforce planning
focuses on optimizing the structure of teams and departments to efficiently translate strategic goals into operational processes.
Strategic workforce planning
ensures, over the long term, that personnel structures, skills, and capacities meet future societal and organizational demands.
Benefits of effective workforce planning
Increased transparency and clarity regarding current and future staffing needs
Significant optimization of workload through balanced distribution of tasks
Simplified adaptation to external requirements (legal or political regulations)
Greater efficiency through proactive, strategic workforce planning
Early identification of bottlenecks, both quantitative and qualitative (e.g., skill gaps)
In line with our systemic consulting approach, IMAP has developed a participatory and open-ended format to conduct workforce planning collaboratively and with sustainable impact.
How we work:
Clarification of objectives and kick-off meeting
Clarification of framework conditions and existing issues/questions
Preliminary analysis
Defining the scope of investigation and identifying the available data sources
Main analysis
if applicable, additional data collection (tasks, processes, time expenditures), conducting necessary calculations, including identifying optimization potentials
Implementation
Implementation of identified optimization potentials within the organization
Evaluation and follow-up
Documenting the project’s lessons learned and establishing a process for ongoing updates to workforce planning within the organization
Leadership & Teams
News
Change in Progress.
Change Management – ein Steuerungskonzept fürs Unsteuerbare?
"Change-Management als Paradoxiemanagement: Zwischen Steuerung und Unverfügbarkeit"
Veröffentlicht in der Zeitschrift Organisationsberatung, Supervision, Coaching (2025)
Was kommt unter der neuen Bundesregierung auf die Behörden zu?
Transformationsagenda für Bundesbehörden: im Koalitionsvertrag 2025 finden sich Impulse für Struktur, Führung und Kultur.
Wirkungsorientierung in Förderprogrammen: mehr erreichen, besser steuern, gemeinsam lernen
Wirkungsorientierung ist kein Selbstzweck – sondern Schlüssel für nachhaltige Politik.
Die Brücke – Theorie und Praxis in der Wirklichkeit von Organisationen.
Wie reflektiert die Praxis über die Theorie?
Die Chancen von Vielfalt managen
Webinar | 12. Juni 2025 | 12.00 Uhr
Diversitätsorientierte Organisationsentwicklung.
Mehr Teamperformance durch gezielt diverse Zusammensetzung.
Schon in den 1970er Jahren fand Meredith Belbin heraus, dass divers zusammengestellte Teams besser performen.
Best Practice: Behörden-Websites
Nutzerfreundliche Webseiten von Ausländerbehörden sind entscheidend für erfolgreiche Ankommensprozesse.
Optimierte Front- und Backoffice-Prozesse
Die gezielte Neustrukturierung von Front- und Backoffice bringt zahlreiche Vorteile für die Verwaltung.
Die Kraft sozialer Arbeit durch Evaluation sichtbar machen
Die Evaluation von Maßnahmen der Sozialen Arbeit steht vor besonderen Herausforderungen: Ihre Wirkungen sind selten linear oder monokausal.
Hitzeaktionsplan für Hamm
IMAP erstellt in Zusammenarbeit mit der ICM GmbH die Hitzeaktionsplanung für die Stadt Hamm.
Mut und Methode
Christopher van den Hövel im Interview zu den Besonderheiten der digitalen Transformation von Ausländerbehörden
Wirkmodell-Workshops
Das Projekt „Weltoffenes Sachsen“ zeigt, wie wichtig es ist, Netzwerke zu stärken, die sich aktiv für Demokratie, Toleranz und Vielfalt einsetzen.
Pilotprojekt DiKo erfolgreich abgeschlossen – Broschüre verfügbar
In den Pilotkommunen Köln, Rostock und Kreis Viersen wurden digitale Ansätze für effizientere Ankunftsprozesse entwickelt. Die Projektbroschüre ist jetzt verfügbar.
Vielfalt am Arbeitsplatz
Warum Vielfalt am Arbeitsplatz gut tut? Dazu haben Kolleg:innen verschiedenste Antworten...
Neue Wege für die Jugendbeteiligung in Niedersachsen!
Für das Niedersächsiche Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Gleichstellung hat IMAP eine Studie zur "Politischen Beteiligung und Partizipation von jungen Menschen" erstellt.
Check-up Wissensmanagement
Ein Leitfaden für Ausländerbehörden
Modellprojekt Ro-Diko
Im Projekt „Ro-DiKo“ begleiten wir 15 Modellkommunen bei der Neugestaltung der Ankunftsprozesse für eine moderne Einwanderungsgesellschaft.
Digitalisierung – Potentiale kennen, Prioritäten klären
Optimierung von Abläufen und Schnittstellen, Vernetzung von Daten und Datenquellen und die Automatisierung von Prozessen, schaffen reale Entlastung – und zwar in der Regel von genau den Tätigkeiten, die Zeit kosten, mühsam und ungeliebt sind.
Digitalisierung und Prozessoptimierung von Ausländerbehörden
Ausländerbehörden können sich von genau den Tätigkeiten entlasten, die Zeit kosten, mühsam und ungeliebt sind.
Zivilgesellschaften stärken
Im Rahmen des Bundesprogramms „Gesellschaftlicher Zusammenhalt – Vor Ort. Vernetzt. Verbunden“ (BGZ) werden jährlich ca. 80 Projekte im Aufrag des Bundesministeriums des Innerns und für Heimat (BMI) finanziell gefördert, um in Städten und Kommunen ein tolerantes und wohlwollendes Miteinander zu unterstützen.
Fit for partnership – Georgian delegation supported by IMAP
The "Partnering in Business with Germany" program has been assisted by IMAP for several years on behalf of the Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.
Check-Up Kultur
Kulturbeobachtung als erster Schritt für erfolgreichen Change!
Digitalisierung im Äthiopischen Kaffeesektor
Im Auftrag der GIZ entwickelt IMAP mit zwei Partnern eine Online Coffee School mit dem Namen "Bunnaschool" für den äthiopischen Kaffeesektor.
Urban Mining Konzepte – mit Kreislaufwirtschaft Baustoffe wiederverwenden
IMAP ist wieder auf spannenden neuen Nachhaltigkeits-Pfaden in NRW unterwegs. Dieses Mal geht es im kommunalen Umfeld um die Wiedernutzung von Baustoffen und Materialien in Bauprojekten. Mit Fachleuten aus Stadtentwicklung und -planung haben wir uns dem Zukunftsbild der Stadt oder Kommune als Rohstofflager gewidmet. Wenn Sie sich jetzt fragen: „Wie soll eine Kommune zum Lager werden?” Dann geht es Ihnen wahrscheinlich wie den meisten Fachfremden.
Verbände entwickeln und professionalisieren
IMAP unterstützt Migrant:innenogranisationen, sich zu starken Partner:innen der gesellschaftlichen Teilhabe und Partizipation zu entwickeln und damit eine wichtige Relais-Funktion im Prozess der Integration und demokratischen Auseinandersetzung mit Integrationsthemen wahrzunehmen.
Momente der Öffnung
Aha-Erlebnisse in diversitätsorientierten Trainings - das schafft große beruflich Befriedigung, erklären unsere Berater:innen in diesem Video.
Die Stadt Köln treibt Wandel voran – IMAP unterstützt Erneuerung!
Schon seit 2015 begleitet IMAP die Stadt Köln in diversen Projekten der Strategie, Team- und Führungskräfteentwicklung. Seitdem ist viel in der Stadtverwaltung passiert, nicht zuletzt angestoßen durch eine groß angelegte Verwaltungsreform, die 2022 zu ihrem offiziellen Ende kam.
Meilenstein im neuen Beratungsfeld: Klimaschutz und Nachhaltigkeit bei IMAP
IMAP begleitet strategischen Klimaschutz in Odenthal. Die 15.000-Einwohner:innen-Gemeinde im Rheinisch-Bergischen Kreis, macht sich auf und wird klimaschutzaktiv. Zusammen mit dem Ingenieurbüro EUS GmbH begleiten wir die Kommune über ein Jahr hinweg bei der Entwicklung ihrer Klima-Strategie.
IMAP feiert wichtige Verstärkung
IMAP stärkt sich für die Zukunft, damit wir unsere Klient:innen stärken und wirksam machen: Wir haben Mehrheitsanteile an der ChangePartner AG erworben.
Modellprojekt zum kommunalen Integrationsmanagement erfolgreich abgeschlossen
Wie können Ausländerbehörden eine proaktive Rolle im kommunalen Integrationsmanagement wahrnehmen und agil auf sich verändernde Anforderungen reagieren? Wie können die Prozesse der Integration von insbesondere Drittstaatenangehöriger noch effizienter gestaltet werden?
Kulturwandel in der Verwaltung
Rahmenbedingungen verändern statt Appelle formulieren
Modellprojekt Komm.A
Mit Komm.A bauen Kommunen nachhaltige Strategien, Strukturen und Prozesse auf, um Rassismus und Hass professionell Paroli zu bieten.
IMAP feiert erfolgreichen Projektabschluss: Vielfaltsorientierung in hessischen Kommunen
Wir freuen uns sehr darüber, dass wir zusammen mit dem Hessischen Ministerium für Soziales und Integration und 14 hessischen Kommunen nach über zweieinhalb Jahren unser Projekt „Vielfaltsorientierung in hessischen Kommunen: Treiber von Integration und Zusammenhalt“ erfolgreich zum Abschluss bringen konnten.
Krisen nutzen, Zukunft der Arbeit gestalten
Das Wort Krise ist möglicherweise eines der meistverwendeten Wörter der letzten Jahre. Mit der Pandemie hat das Gefühl, die Welt befinde sich in einer Dauerkrise, einen Höhepunkt erreicht. Doch wie können wir Krisen in der Arbeitswelt nutzen, statt durch sie zu erstarren? Welche Möglichkeiten der Gestaltung ergeben sich, wenn eine Krise erst einmal überwunden wurde? IMAP lud auch diesen Monat zum offenen Webinar ein, um aus den Erfahrungen unserer Organisation zu berichten und einen Dialog zu ermöglichen.
Was darf man eigentlich noch sagen?
Auch in diesem Jahr haben wir an der DIVERSITY-Konferenz 2021 teilgenommen, die bereits zum zehnten Mal von der Charta der Vielfalt e.V. und des Verlags Der Tagesspiel ausgerichtet wurde. Das ist unser Rückblick.
Mitten im Wandel: Wie man „New Work“ in die Verwaltung bringt
Die Buzzwörter New Work und Arbeit 4.0 sind in aller Munde. Dabei ist nicht immer übereinstimmend definiert, was unter den Begriffen verstanden wird. Einigkeit herrscht in der Regel jedoch darin, dass sie große Umbrüche implizieren. Auch die Verwaltung kommt an New Work und den damit einhergehenden Herausforderungen nicht vorbei.
Starkes Wachstum bei IMAP
Wir haben es in das Ranking der „FT 1000 – Europe’s Fastest Growing Companies“ geschafft!
IMAP begleitet die Einführung der Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit bei der Stadt Köln
Wir bei IMAP begleiten Veränderungsprozesse und entwickeln Organisations-, Führungs- und Teamkulturen weiter. Was das im Konkreten heißt und wie ein kultureller Wandel in einer Stadtverwaltung in der Realität aussehen kann, verraten wir Euch in diesem Blogpost. Hierfür werfen wir einen Blick auf ein ganz besonderes Projekt mit der Stadt Köln, welches wir seit 2019 begleiten dürfen.